VeriFactu en hostelería: todo lo que debes saber sobre facturación electrónica

¿Qué es Verifactu?

VeriFactu es un sistema avanzado de verificación de facturas electrónicas desarrollado por la Agencia Tributaria española. Este mecanismo está diseñado para automatizar el envío de registros fiscales a Hacienda, mejorando la transparencia en las transacciones comerciales y facilitando el cumplimiento de las obligaciones tributarias de empresas y autónomos.

VeriFactu y su influencia en la facturación electrónica

VeriFactu representa una revolución en los sistemas de facturación para el sector hostelero en España. Este innovador mecanismo, implementado como parte de la Ley Antifraude, está diseñado específicamente para combatir el fraude fiscal y promover una mayor transparencia en las transacciones comerciales de bares, restaurantes y otros establecimientos hosteleros.

La influencia de VeriFactu en la facturación electrónica es profunda, ya que exige que todos los sistemas de facturación garanticen la inalterabilidad de los documentos mediante técnicas como la firma electrónica. Para los negocios de hostelería, esto significa que deberán adaptar sus sistemas actuales o implementar nuevos software que cumplan con los requisitos técnicos establecidos por Hacienda.

Entre los beneficios más destacables de este sistema para la hostelería encontramos la automatización del proceso de verificación de facturas, la simplificación de trámites administrativos y una contabilidad más eficiente. Los restaurantes y bares podrán garantizar la autenticidad e integridad de sus facturas electrónicas, lo que aumentará la confianza de sus clientes y facilitará el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

La digitalización obligatoria que impone este decreto supone un desafío inicial, pero también una oportunidad para modernizar la gestión financiera de los establecimientos hosteleros, permitiéndoles optimizar recursos y mejorar su eficiencia operativa frente a las exigencias de la administración tributaria.

¿Cuándo comienza a aplicarse VeriFactu?

VeriFactu, el nuevo sistema de verificación de facturas electrónicas diseñado por Hacienda para mejorar la transparencia fiscal, se implementará de forma escalonada en el sector de la hostelería y otros negocios. Si eres propietario de un bar o restaurante, debes tener claras estas fechas clave:

La implementación obligatoria general de VeriFactu comenzará el 1 de julio de 2025 para la mayoría de los contribuyentes. Sin embargo, el decreto establece un calendario progresivo según el tipo de negocio:

• Para establecimientos hosteleros y otros negocios sujetos al Impuesto de Sociedades, la fecha de obligatoriedad se iniciará el 1 de enero de 2026.
• Los bares, restaurantes y otros negocios que operan como autónomos tendrán hasta el 1 de julio de 2026 para adaptarse completamente al sistema.

Es importante que tu negocio comience a prepararse con antelación, ya que deberás implementar un software de facturación certificado que cumpla con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria en materia de inalterabilidad, trazabilidad y accesibilidad de las facturas.

Estos plazos te dan margen para adaptar los sistemas de tu bar o restaurante, pero no conviene dejarlo para última hora. La transición requiere cambios significativos en tus procesos administrativos y puede necesitar tiempo para familiarizarte con las nuevas herramientas.

Requisitos para cumplir con VeriFactu: Cómo adaptarse

Para cumplir con VeriFactu, tu bar o restaurante necesita implementar una solución tecnológica completa que cumpla con la normativa. Estos son los elementos esenciales:

Software TPV conforme a VeriFactu

Tu software TPV debe estar homologado por la Agencia Tributaria y cumplir con el Real Decreto 1007/2023. Las funcionalidades obligatorias son:

• Generación de códigos QR en cada factura
• Asignación de identificadores únicos verificables
• Firma electrónica de documentos
• Inalterabilidad garantizada de los registros
• Transmisión automática a Hacienda
• Almacenamiento seguro de datos fiscales

Qamarero cumple con todos estos requisitos técnicos y se integra fácilmente en el flujo de trabajo de tu bar o restaurante.

Digitalización completa del proceso

La normativa VeriFactu exige la digitalización total del proceso de facturación:

• Eliminación completa de sistemas manuales
• Integración digital desde la toma de comandas hasta la emisión de facturas
• Archivo digital de todos los documentos fiscales
• Trazabilidad completa de cada transacción

Financiación a través del Kit Digital

Para facilitar esta transición, puedes aprovechar el Kit Digital:

• Subvención de hasta 29.000€ que no hay que devolver
• Disponible para autónomos y PYMES del sector hostelero
• La cuantía varía según el tamaño y número de empleados
• Permite cubrir los costes de implementación de software como Qamarero
• Facilita la adopción de herramientas tecnológicas sin grandes inversiones iniciales

Con Qamarero y el Kit Digital, la adaptación a VeriFactu se convierte en una oportunidad no solo para cumplir con la normativa, sino también para modernizar la gestión de tu negocio con financiación gubernamental, evitando las graves sanciones por incumplimiento.

Régimen sancionador: lo que arriesgas al no cumplir

La Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y el Real Decreto 1007/2023 establecen un riguroso régimen de sanciones para quienes no cumplan con VeriFactu. Estas sanciones pueden poner en serio riesgo la viabilidad de tu negocio:

Sanciones económicas

• Infracciones leves: Multas desde 300 euros hasta el 1% de la facturación anual del establecimiento.
• Infracciones graves: Sanciones entre 3.000 y 30.000 euros, o entre el 2% y el 10% del volumen de facturación del ejercicio anterior.
• Infracciones muy graves: Las multas pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal o hasta el 20% de la facturación anual en casos de manipulación deliberada o sistemas no homologados.

Otras consecuencias

• Inspecciones fiscales exhaustivas que pueden extenderse a ejercicios anteriores
• Recargos por presentación extemporánea de declaraciones fiscales
• Intereses de demora por impuestos no declarados correctamente
• Responsabilidad personal para administradores de sociedades
• Paralización temporal de la actividad en casos especialmente graves

Ejemplos prácticos

Para un restaurante con una facturación anual de 300.000 euros:

• Una infracción leve podría suponer multas de hasta 3.000 euros.
• Una infracción grave, como utilizar un software no homologado, podría acarrear sanciones entre 6.000 y 30.000 euros.
• En caso de manipulación deliberada de registros, las sanciones podrían alcanzar los 50.000 euros, además de posibles consecuencias penales si se determina que ha habido fraude fiscal.

Estas sanciones son acumulativas por cada ejercicio fiscal en que se mantenga el incumplimiento, lo que puede multiplicar rápidamente su impacto económico.

VeriFactu para bares y restaurantes: Qamarero, tu solución integral

Para adaptarte con éxito, tu restaurante necesitará contar con un software TPV que cumpla con las especificaciones técnicas requeridas. Un sistema adecuado como Qamarero simplificará enormemente el proceso de generación, envío y almacenamiento de facturas electrónicas, reduciendo errores administrativos y asegurando el cumplimiento normativo. La transición a VeriFactu no solo mejora la transparencia fiscal, sino que también optimiza tu gestión contable, ahorrando tiempo y recursos valiosos para tu negocio.

Qamarero ofrece la solución perfecta para que tu negocio cumpla con todos los requisitos de VeriFactu:

• Facturación electrónica verificable: Generación automática de códigos QR y facturas con identificadores únicos.
• Trazabilidad completa: Registro inmutable de todas las operaciones que garantiza la integridad de la información.
• Transmisión segura a Hacienda: Envío automático de los datos fiscales a la Agencia Tributaria.
• Facilidad de uso: Interfaz intuitiva diseñada específicamente para la hostelería, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
• Accesibilidad multipantalla: Gestiona tu facturación desde cualquier dispositivo: móvil, tablet u ordenador.

Qamarero no solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino que también revoluciona la gestión administrativa de tu negocio, permitiéndote:

• Automatizar procesos que antes requerían horas de trabajo manual
• Reducir errores en facturas y declaraciones fiscales
• Obtener informes detallados sobre el rendimiento de tu negocio
• Mejorar el control del inventario y la gestión de proveedores

Solicita una demo gratuita hoy mismo en Qamarero y descubre cómo puedes preparar tu negocio para VeriFactu de forma sencilla y eficaz.

Verifactu en otros países europeos

La implementación de tecnologías como Verifactu no es exclusiva de España, sino que forma parte de una tendencia más amplia en Europa para garantizar una mayor transparencia fiscal en los sectores económicos. En muchos países europeos, especialmente aquellos con una fuerte regulación en cuanto a la contabilidad y la facturación, el uso de sistemas tecnológicos similares a Verifactu ya está consolidado o en proceso de expansión. Estas soluciones están diseñadas para combatir el fraude fiscal, simplificar la gestión administrativa y garantizar que las empresas cumplen con las normativas fiscales en tiempo real.

En Portugal, por ejemplo, el sistema SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes) ha sido adoptado ampliamente en diferentes sectores, incluida la hostelería. Este sistema requiere que las empresas utilicen software certificado que permita un seguimiento automático y verificado de las facturas emitidas. 

De manera comparable, Italia lleva varios años utilizando su sistema de «Fattura Elettronica«, el cual obliga a las empresas a emitir facturas electrónicas directamente a través de la plataforma estatal, garantizando así un control centralizado de las operaciones comerciales. Ambos casos ilustran cómo Europa está liderando el camino hacia sistemas de facturación más regulados y automatizados.

Por su parte, países como Francia han implementado regulaciones estrictas relacionadas con el registro de cobros en efectivo en comercios y restaurantes. El uso de sistemas de caja certificados que cumplan con ciertos requisitos técnicos es obligatorio, lo que tiene un impacto directo en la industria de la hostelería. Este enfoque garantiza que todas las transacciones se registren correctamente, lo cual se traduce en una mayor transparencia financiera y un cumplimiento fiscal más riguroso. Dichas medidas comparten objetivos similares con Verifactu y destacan la importancia de adoptar tecnologías avanzadas para adaptarse a las demandas regulatorias.

La expansión de herramientas como Verifactu en países europeos refleja, en última instancia, un cambio hacia la digitalización de los procesos fiscales. Este cambio viene impulsado por la necesidad de reducir la evasión fiscal y agilizar la gestión empresarial, factores especialmente relevantes en sectores como la hostelería, donde el volumen de transacciones y pagos puede ser considerable. 

Ticketbai: Modernización y transparencia en la hostelería

Ticketbai (TBAI), implementado inicialmente en el País Vasco desde 2021, ofrece valiosas lecciones para la futura implementación de VeriFactu en España. El sistema vasco se desplegó de manera escalonada durante aproximadamente dos años, comenzando con una fase voluntaria que permitió a las empresas adaptarse gradualmente, seguida por una implementación obligatoria por sectores. Las Haciendas Forales de Álava, Vizcaya y Guipúzcoa colaboraron estrechamente con asociaciones empresariales y desarrolladores de software para crear una infraestructura técnica robusta antes de su lanzamiento completo.

Durante su implementación, las autoridades vascas ofrecieron incentivos fiscales de hasta el 30% de la inversión realizada en equipos y software compatible, facilitando así la transición para pequeños negocios, especialmente en hostelería. Los primeros meses revelaron desafíos significativos, como la necesidad de formar al personal y problemas de conectividad en zonas rurales, que fueron abordados mediante programas de capacitación y períodos de adaptación extendidos. 

Tras más de tres años en funcionamiento, Ticketbai ha logrado reducir notablemente la economía sumergida en el sector hostelero vasco y ha permitido a las autoridades fiscales obtener datos en tiempo real sobre las transacciones comerciales. Este modelo de implementación gradual, con apoyo técnico continuo y concesiones temporales para casos específicos, podría servir como guía práctica para el despliegue nacional de VeriFactu, anticipando desafíos similares y aplicando estrategias ya probadas con éxito.

Preguntas Frecuentes

¿Quién está obligado a usar Verifactu?

Verifactu es obligatorio para quienes deben emitir facturas conforme a la normativa fiscal en España. Esto incluye a empresas y autónomos de cualquier tamaño o sector que operen formalmente, como aquellos sujetos al Modelo 303 de IVA o el Modelo 347 de operaciones con terceros.

¿Cómo afectará VeriFactu al sector de la hostelería?

Los establecimientos deberán abandonar métodos manuales y adoptar software TPV que garantice la inalterabilidad de documentos mediante firma electrónica. Será obligatorio emitir facturas simplificadas con códigos QR para verificación, asegurar la integridad de documentos fiscales y garantizar que las facturas no puedan modificarse sin dejar rastro.

¿Qué requisitos técnicos deberán cumplir los sistemas de facturación?

Los sistemas de facturación deberán garantizar la inalterabilidad de los documentos mediante técnicas como la firma electrónica, asegurar la conservación, integridad y accesibilidad de los registros fiscales, y permitir la trazabilidad completa de las operaciones.

¿Qué beneficios aporta VeriFactu a los negocios hosteleros?

VeriFactu ofrece importantes ventajas: automatización del proceso de verificación de facturas, simplificación de trámites administrativos, contabilidad más eficiente y mayor confianza de los clientes. A largo plazo, optimiza la gestión financiera, ahorra tiempo en procesos contables y reduce recursos dedicados a tareas administrativas.

¿Qué consecuencias tiene no adaptarse a VeriFactu?

No adaptarse al sistema VeriFactu puede acarrear graves consecuencias. Las sanciones incluyen multas económicas significativas por incumplimiento de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y posible suspensión de licencias comerciales.

¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y factura electrónica?

La factura electrónica es el documento digital, mientras que Verifactu garantiza que este documento sea correcto y legal, algo esencial en la hostelería para evitar errores o sanciones.