✨ Resumen rápido
Para cambiar de TPV en un restaurante, exporta y abre tus archivos antes de dar de baja el sistema anterior. Prueba con una muestra qué datos puedes importar y cuáles quedarán como archivo. Antes del cambio, ensaya el recorrido de comanda a cierre de caja con tu equipo, tus dispositivos y los canales activos. Aplaza el arranque si falla un cobro, un pedido o la facturación. Tras el primer servicio, concilia caja, pagos, pedidos y documentos antes de cancelar el TPV antiguo.
Puntos clave
- Confirma por escrito qué puedes importar, qué debes reconstruir y a qué histórico tendrás acceso después de la baja.
- Prueba un servicio de principio a fin con tus equipos, tus canales y la configuración fiscal de cada local.
- Deja por escrito quién autoriza el arranque, cuándo se aplaza y cómo se resolverán las operaciones pendientes.
El primer servicio con un TPV nuevo tiene que parecerse a cualquier otro. Si una comanda sale con un extra, cocina debe verlo. Si la mesa pide dividir la cuenta, el equipo tiene que poder cobrarla. Y al final del turno, quien cierre caja tiene que saber dónde buscar una diferencia.
Usa esta checklist para preparar el cambio con tu proveedor. Puedes copiarla a una hoja de trabajo y anotar junto a cada paso el local, la persona responsable y la prueba que confirma que está hecho.
1. Decide qué vas a cambiar y quién se ocupa
- Dibuja un servicio real. Apunta de dónde entra cada pedido, quién lo prepara, dónde se cobra y cómo sale en el cierre. Incluye barra, sala, recogida, reparto y reservas solo si forman parte de tu operativa.
- Haz inventario de los equipos. Anota marca, modelo y conexión de tablets, comanderos, impresoras, cajones, pantalla de cocina y datáfonos. Pide que te confirmen por escrito qué puedes conservar y qué tendrás que sustituir.
- Cuadra el presupuesto y la salida. Separa cuota, puesta en marcha, equipos, cobros y conectores. Cuenta también los días en que pagarás los dos sistemas, si los hay. Confirma el preaviso y el acceso al histórico tras la baja. Si valoras Qamarero, puedes comparar las partidas en la página de precios.
- Pon nombre a cada decisión. Acuerda quién prepara los datos, quién valida sala, cocina y caja, quién da luz verde y cómo se contactará con soporte durante el cambio.
2. Exporta antes de cancelar el TPV antiguo
Pide una muestra al proveedor actual y ábrela antes de comprometerte con una fecha. Con el nuevo proveedor, reparte los datos en tres grupos: lo que se puede importar y ya se ha probado, lo que tendrás que configurar de nuevo y lo que quedará en el archivo.
| Qué revisar | Cómo saber que está listo |
|---|---|
| Carta, precios y extras | Prueba un producto sencillo, uno con extras y un menú. Comprueba precios, variantes, impuestos y alérgenos donde los muestras. |
| Ventas, tickets, facturas y cierres | Abre la copia de varios periodos, localiza una factura y compara los totales de un día con el cierre antiguo. Confirma con tu asesoría qué documentación debes conservar. |
| Pedidos, reservas y anticipos | Haz una lista de lo que queda por servir, cobrar o devolver. Apunta el identificador, el importe, el estado y quién lo resolverá en qué sistema. |
| Contactos y stock, si los usas | Comprueba qué campos y unidades llegan. Traslada solo los datos de clientes que necesites y confirma cómo registrar el inventario inicial. |
Guarda una copia accesible para las personas autorizadas. Anota cuándo sacarás la exportación final y cómo recogerás las altas o cambios posteriores a la primera muestra.
3. Ensaya el servicio antes de cambiar
Haz la prueba con los equipos, permisos y canales que tendrás el primer día. Una demo te ayuda a elegir. Para autorizar el cambio, repite los pasos con la configuración del local, en un entorno acordado y sin emitir cobros ni documentos reales de prueba.
- Barra y sala. Abre una mesa o un pedido de barra, añade un extra, cambia una comanda y comprueba que cocina recibe la corrección una sola vez.
- Caja y cobros. Prueba efectivo y tarjeta. Si divides cuentas, simula una. Comprueba qué ve el equipo cuando un pago se rechaza, cómo se hace una devolución y cómo queda todo en el cierre.
- Pedidos y enlaces. Haz un pedido por cada canal activo. Verifica disponibilidad, hora y destino en cocina. Abre el nuevo botón de pedido y los códigos QR desde un móvil. Comprueba también cómo entran las reservas si las conectas al TPV.
- Facturación. Revisa con tu asesoría y el proveedor el emisor, las series y las rectificaciones. Si aplica una integración fiscal, valida su activación y cómo consultar el estado de los envíos. En España, puedes ampliar el contexto en las guías de VeriFactu y TicketBAI.
- Conexión y recuperación. Simula con el proveedor una caída de internet y la vuelta de la conexión. Apunta qué sigue funcionando, qué se queda pendiente y cómo comprobar que los pedidos, cobros o registros fiscales no se duplican.
Deja que cada persona haga la parte que le tocará en servicio. En un bar, puede bastar un ensayo de barra y caja con el encargado. En un grupo, empieza por un local piloto y repite las pruebas esenciales en cada sede antes de pasar a la siguiente. Revisa los permisos, los equipos y el emisor de cada una.
4. Cambia en una franja tranquila y decide cuándo aplazarlo
Antes del cambio, cierra el turno anterior, haz la última exportación y asigna los pedidos, cuentas, reservas, anticipos y devoluciones abiertos. Deja claro qué sistema usará cada puesto para registrar las ventas nuevas y quién actualizará el botón de pedidos, los QR y las integraciones.
Aplaza el arranque si no puedes cobrar, si falla una prueba fiscal imprescindible o si un canal activo pierde o duplica pedidos. Si el problema aparece después de arrancar, avisa al responsable y activa el plan acordado. Antes de volver al sistema anterior, comprueba que sigue disponible y que el proveedor y tu asesoría han validado el procedimiento. Conciliad lo que ya se cobró o emitió antes de registrar, cobrar o devolver algo de nuevo.
5. Cuadra el primer cierre antes de dar de baja el sistema anterior
Compara efectivo contado, pagos registrados y pedidos completados. Si hay una diferencia, busca el pedido o cobro por su identificador y comprueba su estado antes de corregirlo. Verifica también que puedes consultar el histórico exportado y que el equipo sabe a quién llamar en el siguiente turno.
Si quieres conectar TPV, sala y cocina con Qamarero, trae a la demo una comanda con un extra, los modelos de tus equipos y la lista de canales que quieres conservar. Así podrás revisar qué funciones cubre tu plan y qué pruebas faltan para decidir el cambio.
Preguntas frecuentes sobre el cambio de TPV
¿Puedo migrar toda la información de mi TPV antiguo?
Depende de qué puedas exportar y de lo que admita el nuevo sistema. Prueba una muestra de la carta, comprueba precios, extras e impuestos y deja por escrito qué se trasladará. Si el histórico no se puede importar, acuerda cómo conservarlo y comprueba que puedes consultarlo sin depender del antiguo acceso.
¿Puedo aprovechar mi impresora, mi tablet o mi datáfono?
Comprueba el modelo, el sistema operativo y la conexión con el proveedor. Prueba la impresora desde el puesto donde se usará. Para el datáfono, verifica si tu contrato y el modelo permiten integrarlo o si tendrás que usarlo por separado. Prueba también una devolución con la configuración acordada.
¿Cuánto tarda en cambiarse el TPV de un restaurante?
Depende de la carta, los equipos, los canales y el número de locales. Fija la fecha cuando hayas probado los flujos imprescindibles y el equipo sepa cobrar, corregir una comanda y cerrar caja. Si tienes varias sedes, usa el piloto para estimar el resto.
¿Cuándo puedo dar de baja mi TPV anterior?
Confirma con antelación el plazo de preaviso y cómo accederás al histórico. Antes de que termine el acceso, abre las copias, concilia el primer cierre y deja asignadas las operaciones que sigan pendientes, como una devolución o un pedido ya cobrado.
